Astrid Maldre, Elisa startup tiimi juht

Paljudel on peagi algamas suvepuhkused, millega kaasnevad kolleegide asendamised ja puhkuste planeerimised.

Kuidas korraldada tööprotsessid nii, et elu organisatsioonis puhkusel oleva töötaja ajal seisma ei jääks, töötaja päriselt aja maha võtta saaks ja kolleegid esimese asjana puhkajale esimesel päeval ei helistaks küsimusega stiilis „kust ma selle projekti materjalid leian?“.  

Puhkusest on kasu siis, kui ka päriselt ennast välja lülitatakse ja puhatakse. Seda nii puhkaja enda heaolu silmas pidades kui ka ettevõtte vaatest.

Seetõttu tuleks organisatsioonis heita minevikku vananenud juhtimisviisid ja vaadata üle ettevõtte tööprotsessid – kuidas on need ettevõttes korraldatud ning kuidas need on toimivad siis, kui inimesed puhkavad või ei saa ootamatult näiteks haigestumise korral tööle tulla?

Ettevõte ei pea töötaja puhkuse ajal pausi-nuppu vajutama

On kindlasti ametikohti või ülesandeid, mis kannatavad oodata ka puhkuselt tulijat, kuid tihti see võimalik või ka ettevõttele äriliselt mõistlik ei ole. Seda näiteks uute toodete ja teenuste turule toomisel, kus aeg mängib olulist rolli.

Töötades ise startup tiimijuhina, on agiilsus ja kiirus meie valdkonnas võtmesõnadeks. Tihtipeale ei kasuta me uut teenust lansseerides arendusressurssi, et see meie süsteemidesse integreerida. See võib kaasa tuua näiteks selle, et keegi meie tiimi liikmetest peab tagatoas tegema kliendisüsteemis käsitsi liidestust. See omakorda tähendab, et tiim peab olema kaasatud ja oskama vajadusel kellegi töölõigu üle võtta, ükskõik millisel ajahetkel.

Oleme planeerinud, et toote turule tulles oleks vähemalt kaks inimest protsessiga kursis ja nad saaks teineteist vajadusel abistada ja asendada.

Tööprotsessid inimestest sõltumatuks

Seega peaksid tööprotsessid olema inimestest sõltumatud ja sujuvad, et töö toimuks tõrgeteta. See tähendab nii puhkuse-eelsel perioodil analüüsimist ja ettevalmistamist kui ka igapäevast jooksvat ja läbimõeldud töökorraldust.

On mõistlik, et jagatakse järjepidevalt teadmisi ja infot ning kogu vajalik teave ei oleks puhkusele mineva inimese peas. Siin aitavad kaasa regulaarne tiimisisene koostöötamine, mõtete vahetamine või näiteks mõni teise valdkonna töötaja kaasamine.

Hea on ka, kui tööd ja tegemised on dokumenteeritud. Jah, ametijuhendis on üldsõnaliselt kirjeldatud, millised on inimese ülesanded, kuid see pole piisav.

Võiks olla dokument, kus on  puhkusele mineja tööülesanded koos infoga, miks seda tehakse, kellele ja mis on tähtaeg. See ei ole vajalik vaid ettevõttele, seda on vaja ka inimesele endale, et puhkuse ajal saaks ta päriselt puhata.

Lisaks tuleks läbi mõelda, kuidas on lahendatud ligipääsud programmidele ja muule vajalikule infole. Ei tohiks olla ainuisikulisi ligipääse programmidesse või failikaustadesse. Asendajal peaks olema võimalus samamoodi vajalikele andmetele ligi pääseda.

Tiimijuht peab soosima puhkamist

Läbimõeldud protsessidele ja heale eeltööle lisaks on tähtis ka kokku leppida kindlad reeglid, mida tiimiliikmed austavad ja järgivad. Siin on märgiline tähtsus juhil, kelle ülesanne on olla ise eeskujuks ja veenduda, et neid juhised ka toimivad.

Tiimijuhi roll on soosida inimeste puhkamist, ning seda, et nad ei tegeleks eemal olles tööga. Teiseks peaks juht seisma selle eest, et teised liikmed ei läheks lihtsama vastupanu teed, vaid leiaks ise probleemidele lahenduse.

Nii võib mõnele tööprotsessile tekkida täiesti uus lähenemisviis ja inimesed hakkavad loovalt kastist välja lahendusi leidma.

Puhkus ilma segavate telefonipiiksudeta

Seega peaks esimene ja olulisim reegel, mis tiimis kokku lepitakse olema see, et puhkajat ei segata. Vajadusel mõeldakse tiimiga koos lahendus ise välja ning ei haarata kohe esimese asjana telefoni järele, et puhkajalt küsida –– sest ta ju teab ja nii oleks lihtne!

Kui meeskonnas on ühised chat’id, siis peaks puhkaja teavitused välja lülitama või looma töölolijatele eraldi vestlusakna. Tahes-tahtmata viib telefonipiiks mõtted tööle, kui on teada, et see võib olla tööga seotud. Olen oma tiimiliikmetel soovitanud ka e-kirjade teavitused välja lülitada.

E-mailidele võib soovi korral pilgu peale visata 1-2 korda nädalas, aga seda hetkel, mil puhkaja on ise otsustanud seda teha, mitte siis, kui saatja seda ootab. Enda näitel olen teinud ka seda, et koondan kõik arutamist vajavad teemad ühte e-kirja mustandisse kokku ja vajutan saada-nuppu siis, kui inimene puhkuselt tööle naaseb.

Puhanuna näeb asju uue pilguga

Nii, nagu töölolijad võivad õppida nägema asju uue nurga alt, on ka puhkajal endal värskena ja energilisena võimalus näha enda tööd teise pilguga. Seega on oluline, et ka puhkaja ise tiimis kehtestatud reeglitest kinni peaks.

Puhkusele minnes tuleks tõesti töömõtted kõrvale heita, lülitades välja eespool mainitud teavitused, veeta kvaliteetaega pere ja sõpradega. Kui patareid on laetud, on puhkuselt naastes energiatase kõrge ja ka tööle saab vaadata uue nurga alt ja võib olla ka leida kohti, mida annab parendada.

Veidi aega eemal olles võib tekkida ka näiteks mõtteid, kuidas muuta ettevõtte väärtuspakkumist kliendile või kuidas midagi teisiti teha.

Öeldakse ju, et võta meeskonda uus inimene, kes toob meeskonda uut hingamist ja näeb tehtut kõrvaltvaataja pilguga. Usun, et sama kehtib ka hästi puhkavate inimeste puhul.

Niisiis on puhkusele minek juhi, tiimi ja puhkusele mineja koostöö ning selle edukus sõltub kõigist osapooltest. Enda kogemusest mõistan väga hästi, et seda on kergem öelda kui teha. Seda tuleb õppida ja järjekindlalt harjutada. Olen ise viimasel paaril aastal hakanud alles järgima seda, et end puhates päriselt ka välja lülitaksin ja juhina pean olema sellega eeskujuks ka oma inimestele.

Olen veendunud, et asendamatuid inimesi pole olemas. Küll aga on läbimõeldud juhtimine ja tööprotsessid ning vettpidavad kokkulepped, mis tagavad puhkaja ja tiimiliikmete meelerahu ning teevad puhkusest suure esitähega Puhkuse.