Koosolekuruum, kell 11.10. Kohtumise algusest on kulunud kümmekond minutit tehniliste lahenduste tööle saamiseks, kuna osalejad on lisaks laua taga istujatele ka liitumas telefoni või video vahendusel. Koosoleku algus venib ja venib… Ilmselt on sellise seigaga kokku puutunud paljud. Või siis tuleb tuttav ette teine olukord, kus koosoleku keskel läheb kogu energia sellele, et pilt-on-heli-mitte stiilis vestlus peetud ja vajalik info edastatud saaks.

Põhjus on lihtne – sageli on tehnilised lahendused kas ebapiisavad või pole piisavalt hästi läbi mõeldud. Ühes ruumis viibides on loomulik, et kõik kuulevad ja näevad üksteist, saavad jälgida reaktsioone ja kommunikatsioon toimib. Konverentskõnes või arvuti kaudu ühendudes on aga probleeme. Miks siis peaks teisiti olema virtuaalses kontoris? Õige vastus on – ei peagi.

Loo tõeline kogemus nagu kontoriski

Umbes kolmandiku või isegi rohkem koosolekutest pean telefoni või videokõne teel, sest minu tiim töötab erinevates asukohtades ja olen ka ise sageli kontorist eemal. Kuna virtuaalne suhtlus moodustab tööpäevast ja koostööst olulise osa, siis peavad need olema hea kvaliteediga.

Kui vähegi võimalik, eelistan videokõnet konverentskõnele. Miks? Sest kommunikatsioon ei seisne vaid rääkimises ja kuulamises. Hinnanguliselt on üle poole meie suhtlemisest mitteverbaalne kommunikatsioon. Näoilmed, žestid ja üleüldine kehakeel määravad, kuidas sõnumeid vastu võetakse, aru saadakse ja neid tõlgendatakse. Samuti antakse edasi tundeid ja hoiakuid. Mittesõnaliste suhtlemisvahendite ülesandeks on luua ja säilitada suhtluspartnerite vaheline kontakt. Kui see puudub või kaaslase tajumine on häiritud, siis mõjutab see kogu sõnumi edastamist. Hea videokonverentsi lahenduse peamine eelis ongi see, et ta asendab enamikes olukordades näost näkku kohtumist ja lisab suhtlusesse mitteverbaalse dimensiooni. Rõhk on sõnal enamikes olukordades – kindlasti ei asenda videokonverents sooja käepigistust ega ole kõigis olukordades parim suhtlusviis.

Mis on mis?

Videokonverentside puhul on mõistlik eristada personaalseid videolahendusi, tarkvaralisi- ja ruumilahendusi. Kui videokohtumised on peamiselt kahe või kolme inimese vahel, aitavad hästi välja head tuttavad videokõnelahendused, nagu näiteks Skype või Microsoft Teams. Väga edukalt saab videokõnede tegemiseks kasutada ka Zoom, Cisco Webex ja GoToMeeting teenuseid. Kuna tarkvaralisi lahendusi on erineva funktsionaalsusega, siis tasuks neid enne kasutuselevõttu testida, et endale kõige sobilikum leida.

Kui aga osapooli või ka erinevaid seadmeid on rohkem, tasub mõelda videokonverentsi ruumilahendusele, mille pakkujaid on täna väga palju. Eestis on enamlevinud Cisco ja Polycom.

Videokonverents ei tohiks jääda vaid koosolekuruumidesse

Tihti alustatakse videolahenduste juurutamisel koosolekuruumi sisustamisest. Tegelikult toimub oluliselt rohkem suhtlust väiksemates meeskondades või kahe inimese vahel. Seega on hea soovitus mõelda n-ö personaalse videosuhtluse võimaluse peale ja/või varustada videolahendusega väiksemaid ruume.

Teine viga, mida sageli videolahenduse valimisel tehakse, on see, et mõeldakse peamiselt oma ettevõtte- või organisatsioonikeskselt. Peale videolahenduse kasutusele võtmist jõutakse kiiresti selleni, et soovitakse kaasata väliseid osapooli, näiteks oma koostööpartnereid või kliente. Tasub veenduda, kas videolahendus vajadust ka toetab ja kui lihtne seda tegelikult kasutada on.

Investeeri lisa video- ja audioseadmetesse ning ära unusta valgust!

Kui videokonverents on igapäevane tööriist, tasub investeerida ka kvaliteeti. Siinkohal võiks tähelepanu pöörata helile, taustale ja ka valgusele! Ruumilahendustega on lihtsam, kui see tellitakse asjatundlikult professionaalilt.

Kui videokõnesid tehakse oma süle- või ka lauaarvuti tagant, siis on soovitatav soetada eraldi väline kaamera, mis toetab Full HD või isegi 4K pilti. Arvutitele sisseehitatud kaamerate võimekused on väga erinevad ja sageli nõrga resolutsiooniga. Hea valiku leiab Logitech kaamerate seeriast. Ka arvuti mikrofonid ja kõlarid võivad olla väga erineva kvaliteediga. Seetõttu soovitan muretseda endale hea mikrofoniga kõrvaklapid. Suurte kõrvaklappide kandmine võib mõjuda küll koomiliselt, aga on kvaliteedi seisukohalt vältimatu.

Üldiselt ei pöörata piisavalt tähelepanu valgusele ja taustale. Arvuti ees videokõnesid tehes on soovitav järgida kolme punkti süsteemi – võimalusel kasuta kaht valgusallikat, mis olla suunatud kõneleja poole eest ja üht, mis näitab valgust tagant. Samuti tasuks mõelda, mis jääb lisaks kõnelejale video taustale. Mittevajalikud või liialt tähelepanu pööravad esemed või ka lihtsalt igav üksluine hall taust võivad üldmuljet rikkuda.

Taga töökindlus ja sujuvus

VoIP ehk telefonikõned üle interneti ja videokõned näitavad kiiresti, kui hea on ühendus ja sisevõrk. Siiski ei nõua tänapäevased lahendused tingimata ülikiiret internetti ja reeglina oskavad videolahendused optimeerida võrgukasutust, mistõttu on need head ja ressursisäästlikud lahendused.

Kasuta videokonverentsi lisavõimalusi

Videokonverentsilahenduste valikul tuleb mõelda ka lisavõimalustele, nagu audiokonverents, sissehelistamine teiste riikide telefoninumbritele ja salvestamine.

Näiteks kui sageli viibivad koosoleku osalised mujal riigis, siis võiks neile tagada, et nad saavad näiteks helistada teiste riikide kohalikele telefoninumbritele või koosolekust osa võtta Skype’i kaudu. Üldiselt on telefoniga konverentskõnesse ühildumine varuplaanina alati hea mõte.

Samuti saab videokõnede kõrval kasutada ka muid koostöötamise võimalusi – täita ja jagada ühiselt dokumente, saata välksõnumeid jms.

Kokkuvõtteks – kuidas valida ja ära tunda hea videokonverentsi lahendus? Saladus on heas video- ja audiokvaliteedis; see on lihtne ja töötab alati ning vajadusel saab kaasata organisatsiooniväliseid osapooli. Teisisõnu tähendab see, et hea lahendus töötab ladusalt tiimitöös, aga ka üle organisatsiooni piiride, suhtluses teiste koostööpartnerite ja klientidega.

Margus Vaino, Elisa ärikliendiüksuse juht ja juhatuse liige