Elisa blogi

Kuidas mitte töösse uppuda ehk praktiline ajajuhtimise tööriistakomplekt

Sigrid Ojavee, Elisa seadmetoe juht 

Töösse uppumisest ei päästa pelgalt ükski tööriist, äpp või programm, kuid tehnoloogilised abivahendid võivad väga edukalt töökoormust vähendada ja igapäevaste ülesannete täitmist toetada. Mida oma ajajuhtimise tööriistakomplekti varuda?

Ajajuhtimine algab eelkõige soovist ja teadlikust mõtteviisist oma aega targemalt kasutada. Siiski on mitmeid tehnoloogilisi töövahendeid, mis seda toetavad, töö tegemise lihtsamaks teevad või suisa koormust vähendavad. Neid on väga erinevaid, alates pliiats-paber-tüüpi lahendustest kuni nutikate automatiseerimistööriistadeni välja. Lähtun tihti nii tööl kui ka eraelus põhimõttest – kuidas kõige väiksema vaevaga kõige suurem võit saavutada. Pole mõtet olla kilplane ja mingite tühiste ülesannete detailidesse takerduda, kui on lihtsam liigutus, mis viib kiiremini eesmärgini. Siin on väike ülevaade ajajuhtimise abivahenditest, mida oma töös kasutan:

Teada-tuntud, aga ülihästi toimiv tööde nimekiri

Igal reedel pühendan tööpäeva lõpust umbes pool tundi ja vaatan üle, mis sai sel nädalal tehtud ja mis ootab tegemist. Selle alusel planeerin oma järgmise nädala. Kusjuures, sinna plaani peab arvestama ka n-ö vaba tööaega parandusteks või ootamatusteks. Võtan selle lühiajalise ebamugavuse, et saavutada oma töörütmis pikaajaline heaolu. Nii tean, mis on reaalselt teostatav ega pea oma plaanidesse uppuma. See teeb ka uute projektide planeerimise efektiivsemaks, sest tean täpselt, millal midagi teha jõuan.

Nimekirja koostamine on abiks ka siis, kui sul on tunne, et tööd on ülepeakaela kasvanud. Kaardista ja tähtajasta tööd. Minu lähenemine on selline:

  • Kirjuta üles kõik ülesanded, mis su laual on. Kas see nimekiri on ehmatavalt pikk?
  • Millistel töödel on tähtajad?
  • Milliseid tähtaegu saab edasi lükata? (Olen 110% kindel, et iga edasilükkamise tõttu maailm seisma ei jää)
  • Milliste töödega polegi tegelikult vaja lähiajal tegeleda?
  • Milliste ülesannetega saab kiiremini ühele poole ja mis samas toovad ka kiirema ajalise/eesmärgilise võidu?

Samuti, ärme ole kilplased – võtame appi tehnoloogilised vahendid, et töökoormust vähendada. Läbi erinevate projektide olen kasutanud kümneid erinevaid aja- ja projektijuhtimise tööriistu. Siin on mõned, mis on mulle isiklikult käepärasemad ning mida mina oma töös kasutan. Muidugi on sarnase funktsionaalsusega erinevaid alternatiive, igaüks katsetab ja leiab endale sobiva.

  • Reaalsuskontroll ajamõõtmisprogrammiga. Kasutan aja mõõtmiseks ajaarvestusprogrammi Toggl. See on kasulik selleks, et alguses üldse kaardistada, kuhu aeg kulub. Samuti aitab see igapäevaselt oma tegevusi track’ida, andes ülevaate, kui palju mingi toimetus aega võtab. Alternatiiviks on ka lihtsalt taimer, mida mina algselt kasutasin. Loogika on sama. Kui vahepeal töö katkestasin ja näiteks Instagramis surfasin või e-maile vahele vastasin, panin taimeri kinni. Päeva lõpus võib ehmatavalt avastada, et pidevalt mitme ülesande vahet hüpates ei olegi progressi olnud, sest pead iga ümberlülituse järel uuesti keskenduma. Selline käitumine kipub tihti rohkem energiat kulutama.
  • Vaigista ahvatlevad tähelepanupüüdjad. Maksimaalse produktiivsuse saavutamiseks aktiveerin tihti tööpäeva jooksul oma telefonis Focus Mode režiimi, mis lubab mind segada vaid tööteavitustel ja telefonikõnedel. Muud ahvatlused ootavad ajani, mil töö lõpetan. Nii suudan efektiivselt kogu päeva tööasjadele keskenduda.
  • To-do-list’id kõik ühte kohta kokku. Ülesannete nimekirjade ja tähtaegade haldamiseks kasutan ma Microsoft OneNote’i, kus on kõik mu to-do-list’id nii nädala, kuu kui ka perioodi vaates üleval. Siis on visuaalne pilt ees, kas mu tööde hulk on mõistlik ja inimlikult tehtav.
  • Tähtajad silme ette. Tähtaegasid aitavad hallata näiteks sellised tööriistad nagu Asana või Trello. Siis tean, kas tasub mingi tööga varem tegelema hakata või kannatab sellega alustada päev enne tähtaega.
  • Automatiseeri endale vaba aega juurde. Olen viimase pooleteise aasta jooksul töötanud selle nimel, et kulutada võimalikult vähe aega triviaalsete asjadega jagelemiseks ning kasutada oma aju potentsiaali selleks, milleks ta kõige kasulikum on – kõrgetasemeliseks mõttetööks. Näiteks, kui sul on mingeid tegevusi, mida pead päevast päeva tegema ja need võtavad iga päev üle 10 minuti aega, püüa leida võimalusi nende automatiseerimiseks. Miks pean mitu aastat kulutama igal hommikul tunni Excelis andmete käsitsi kokkupanekule, kui seda võib teha programm, mis lõpuks aruande minu eest ka välja saadab? Nii on hommikuti mul esimesed e-mailid ja inforaportid automaatselt kokku pandud ning ajastatud. Leia üles need korduvad tegevused, mis sinu päevast aega kulutavad ja otsi võimalusi, kuidas neid automatiseerida.

Lõpetuseks tulen tagasi selle mõtte juurde, et töö ei saa kunagi otsa. Ajapuuduse üle muretsemise asemel tuleks mõelda, kuidas suuta rohkemat vähema vaevaga ja efektiivsemalt. Kui minu eesmärk on kaheksa tunni jooksul ülesannetega ühele poole saada, siis ma optimeerin oma aega nii, et ma päriselt suudan seda. Selleks tulekski leida enese jaoks toimivad tööriistad, mis seda teha aitavad. Nii on vähem stressi ja rohkem aega teistele tegevustele.

Märksõnad: , ,

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Ära jää ilma päeva põnevamatest lugudest

Telli Geeniuse uudiskiri

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate olulisematest Geeniuse teemadest.