Aina rohkem räägitakse, et tähtis pole mitte üheksast viieni tööl istuda, vaid see, et töö õigeks ajaks tehtud saaks. Kui on teada, kui palju see töö aega võtab, siis võib ju tööd teha ükskõik kus ja ükskõik millal. Aga kui palju siis ikkagi on kulunud tööasjadeks ning kui palju niisama logelemiseks või muude asjade tegemiseks? Tööaja arvestamisel tulevad appi äpid ja veebiteenused.

Väiksema tiimiga saab Google Sheets´iga ka hakkama

Prototroni toetatava Lumeboti kaasasutaja Kaspar Kikerpill tunnistab, et nad on esialgu veel sellise lihtsa lahenduse nagu Google Sheets´i juures, kuid ilmselt mitte enam kauaks: „Hetkel kasutame nädalapõhist tööaja mõõtmist. Meil on iga nädal koosolekud, kus arutame eelmise nädala tegevusi ning uue nädala plaane. Seal antakse ka kiire ülevaade, kuidas aega kasutati. Hetkel teeme seda Google Sheet’sis ning see on otseselt seotud panustega, mis määravad ettevõtte osalusi. Kasutame Slicing Pie mudelit ning see on sinna mudelisse sisse ehitatud.“

Tulevikus, kui tiim kasvab, lubab Lumebot kasutusele võtta kodumaist päritolu Toggl´i.

Tutvustame nelja head vahendit, millega saad oma tööajal silma peal hoida.

1. Lihtsad veebikalkulaatorid teevad põhitöö ära

Tundide ja minutite sisestamisega täpset tööaega välja arvutada pole küll keeruline, kuid siiski tüütu, kuna nõuab kas väga head peastarvutamist või kalkulaatorit. Selleks on aga olemas ka lihtsad veebikalkulaatorid, mis teevad selle sinu eest ära, tuleb vaid sisestada oma töö alguse ja lõpu kellaajad.

Selliseid kalkulaatoreid on netis mitmeid. Näiteks Time Clock Calculator teeb tasuta arvutuse kõige lihtsama ja tüüpilise olukorra jaoks: tööletulek, lõuna (mis ei lähe tööaja sisse) ja töölt lahkumine õhtul. Sisestad kaks ajavahemikku, mille vahele jääb lõuna ja tööaeg arvutataksegi automaatselt välja. Kui tahad keerulisemat arvestust, peab liituma tasulise Premium-teenusega ja siis saab juba tööpäeva veelgi rohkem jupitada.

Teine sarnane veebikalkulaator on näiteks Time Card Calculator, kus saab kuu lõikes aegasid sisestada, määrata tunnitariife nii standartööaja kui ületundide eest jne.

2. Vana hea Excel: siin on vajalik valem

Kui muu ei aita või pole veel valmis kulutama spetsiaaltarkvara peale, aitab alati vana hea Excel. Siingi tuleb arvestada, et minutite ja tundidega arvutamine erineb tavalistest ühest kümneni numbritega arvutustest ja hea on teha vastavad valemid.

Siin on lühike õpetus tööaja arvestuse tabeli tegemiseks Excelis:

• Vali Exceli tabelis välja lahtrid A, B ja C, vajuta [Control]1 ning avaneb lahtrite formaadi valik (Format Cells). Vali lahtrite formaadiks aeg (Time).
• Sisesta veergu A tööaja algus
• Sisesta veergu B tööaja lõpp
• Sisesta lahtrisse C valem:
• =IF(B2<A2; B2+1; B2)-A2

Nii saad arvestada ka pikki vahetusi õigesti. Sedasama võid teha ka Google Sheets´i tabelis.

3. Toggl – kodumaine põhjalik tööaja arvestuse tarkvara

Eestis arendatud taskukohane tööaja arvestuse programm Toggl pakub lahendusi nii kodusele vabakutselisele kui suurtele ettevõtetele. Hea on see, et alustada saab tasuta. Siis on võimalik jälgida tööaega automaatselt, lisada aegu käsitsi või teha hulgisisestust. Töötab nii netiühendusega kui ilma, pilveteenuses korporatiivselt arvestust pidades sünkroniseeritakse andmed siis, kui Internetiühendus on tagasi.

Toggl ekspordib raportid erinevatesse formaatidesse ja tasulistes variantides genereerib ka mugava Exceli tabeli, et hiljem saaks andmeid analüüsida ja lisa-arvutusi teha tööaja kasutuse kohta. Olemas on mobiiliäpp, arvutitarkvara ja brauserilaiend, et tööd jälgida igal ajal igast seadmest.

4. Weekdone – nädala plaanid korda

Jällegi Eesti idufirmast välja kasvanud lahendus Weekdone on enamat kui lihtsalt tööaja arvestus. Siin saab püstitada tööeesmärke ja uurida neid näiteks nädala lõikes – millised meeskonnad ja meeskonnaliikmed said plaani täidetud, millised ületatud, kellel jäi midagi tegemata.

Weekdone aitab palju aega kokku hoida, sest juhil pole vaja korraldada ülevaatekoosolekuid. Tarkvara annab igal hetkel ülevaate, milline on olukord ja koostab nädala lõpus raporti edenemise kohta nii tiimide kui igaühe kohta eraldi.