Kuigi e-post on vaieldamatult asendamatu töövahend kõikides ettevõtetes, on elu ja tehnoloogia viimase 20 aastaga nii palju edasi arenenud, et ainuüksi sellest enam ei piisa. Tõhusaks koos töötamiseks on palju ägedamaid lahendusi kui failide edasi-tagasi saatmine e-kirjaga või ainult Skype’i kasutamine kiirsuhtluseks.
Microsofti Office 365 ei ole ainult failide salvestamise ja jagamise keskkond, vaid täielik tehnoloogiakeskkond, mis võib teadliku kasutamise korral muuta isegi ettevõtte tegutsemisprintsiipe. Kiirem ja produktiivsem firmasisene suhtlus tähendab paremat teenust ja rahulolevamaid kliente.
Siin on kõige olulisemad omadused, mis teevad Office 365-st iga äri jaoks kasuliku tööriista.
Ainult üks keskkond
Tavapäraselt täieneb ettevõtte IT keskkond koos firma arenguga. Lisanduvad kliendid, muutuv tootevalik, uued töötajad ja kasvav partnerite võrgustik seab uued nõudmised ka IT-le, mis peab muutuvas maailmas võimalikult tõhusalt toetama ärilisi eesmärke. Lisaks peavad uued lahendused olema kergesti kasutusele võetavad, sest muidu ei tule töötajad muutustega kaasa ja kasutavad endiselt ajale jalgu jäänud lahendusi, mis teenimise asemel kulutavad nii aega, raha kui ka närve.
Üks võimalus, kuidas kasvavat äri tehnoloogiliste lahendustega toetada, on uute tööriistade kasutuselevõtmine. Maailmas on sadu tuhandeid erinevaid programme nii kliendihalduse, projektijuhtimise kui sisekommunikatsiooni jaoks. Kuigi eraldi võttes töötavad need kõik hästi, selgub pahatihti, et erinevate tootjate lahendused ei suuda omavahel alati kõige paremini koostööd teha. See aga tähendab seisakuid töös ja kasvavaid kulutusi tehnoloogiale. Reeglina ei ole seda muret siis, kui kõik tööriistad pärinevad ühelt ettevõttelt.
Office 365 just seda pakubki – kõik tarkvaraga seotud lahendused pärinevad ühelt ettevõttelt, need on ühest keskkonnast mugavalt tellitavad, kiiresti kasutusele võetavad ja omavahel laitmatult ühilduvad.
Turvaline ja usaldusväärne
Kuna Office 365 on pilveteenus, siis on turvalisus äärmiselt oluline. Microsoft on sellele kõvasti panustanud. Office 365 rakendustele pääseb ligi ainult üle turvalise krüpteeritud ühenduse (128 bit SSL/TSL), teenusesse sisse ehitatud viirusetõrje ja rämpspostifiltrid on alati värskendatud, Microsoft monitoorib pidevalt kõiki Office 365 komponente ja viib läbi regulaarseid turva-auditeid.
Teine aspekt, mis pilveteenuste puhul olulist rolli mängib, on nende teenuste kättesaadavus. Kui ettevõtte tööks vajalik info ja elektroonilised tööriistad on pilves, peavad need olema alati ja kõikjal kättesaadavad. Microsoft garanteerib, et nende pilveteenused on 99,9% ajast kättesaadavad. See on tagatud mitmete erinevate andme- ja serverikeskuste kasutamisega – kui üks või isegi mitu hakkavad tõrkuma, siis võtavad järgmised automaatselt töö üle. Sama kõrget turvalisust ja teenuste kättesaadavust ei suuda tagada ükski väike- ega keskmise suurusega ettevõte.
Usaldusväärse teenuse kõik komponendid on alati ajakohased. Tänu sellele on töötajatel kasutusel alati kõige uuem tarkvara, mis omakorda tagab kõrgeima töökindluse ja turvalisuse. Oluline on ka Office 365 keskkonnas automaatselt toimiv andmete varundamine, mis aitab tagada, et kogu info oleks alati olemas ja kättesaadav.
Parim koostöövõime
Office 365 sisaldab ka grupitöö keskkonda SharePoint Online, kuhu saab luua erinevate projektide või töörühmade tarbeks spetsiaalseid alamlehti. See on ideaalne lahendus, kui ühe projekti kallal töötab mitu inimest, dokumente muudetakse pidevalt ja kõik peavad alati olema kursis kõikide muutustega. Tänu sellele saab mitu inimest samaaegselt teha ühes dokumendis muudatusi. Kusjuures selleks pole vaja isegi paigaldada Office’i rakendusi oma arvutisse, sest Microsoft pakub Office 365 kasutajatele tasuta veebipõhiseid rakendusi.
Kui rakendused on aga arvutis olemas, siis toimib SharePoint nende kõikidega (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, InfoPath, SharePoint Designer ja SharePoint Workspace) ning on ligipääsetav iga brauseri ja iga seadmega sõltumata operatsioonisüsteemist.
Nendele töötajatele, kes palju reisivad ja töötavad näiteks lennukis, on oluline teada, et jagatud dokumentides saab muudatusi teha ka ilma internetiühenduseta. Kui muudatused on offline’is tehtud, siis sünkroniseeritakse need kohe, kui netiühendus jälle saadaval on.
Kasutatav kõikjal
Kuigi Office 365 on Microsofti toode, on see võrdselt töökindel nii Windowsiga lauaarvutis kui ka iPhone’is ja Androidi telefonides. See annab kasutajatele võimaluse mitte ainult hallata e-kirju, vaid ka dokumente luua ja toimetada ning olla kolleegide jaoks alati kättesaadav. Kui IT osakonnal on vaja teha muudatusi Office 365 süsteemis (näiteks luua ja kustutada kasutajakontosid või muuta kasutajatele määratud salvestusmahtu), siis saavad nemadki seda teha oma mobiilsest seadmest eemalt. Tänu sellele on tööaeg paindlik ja töö saab tehtud ka kontorist eemal olles.
Erinevad paketid erinevateks vajadusteks
Office 365 on paketeeritud nii, et see vastaks ka kõige nõudlikuma kliendi soovidele. Äriklientidele on mõeldud Office 365 paketid Business Essentials, Business ja Business Premium.
Office 365 Business sobib nendele ettevõtetele, mis vajavad Office’i rakendusi ning ka failide pilvsalvestusruumi ja ühiskasutusvõimalusi. Äriklassi meiliteenus selles komplektis aga ei sisaldu.
Office 365 Business Premium on kõige suuremate võimalustega pakett, mis sisaldab kõiki Office’i rakendusi ja erinevaid teenuseid (Exchange, OneDrive, Sharepoint, Skype’i ärirakendus, Microsoft Teams ja Yammer).
Office 365 Essentials on nagu Business Premium, kuid ilma Office’i rakendusteta. See on sobiv sellistele firmadele, kus juba on kasutusel Microsofti kontoritarkvara, kuid puudu on meiliteenus ja ühiskasutusvõimalused.
Igas paketis sisaldub terabaidi jagu salvestusruumi OneDrive’is, 50 GB ruumi e-kirjade jaoks ja 24/7 telefoni- ja veebitugi. Ning loomulikult on rakendused ja teenused eestikeelsed, mis lihtsustab Office 365 juurutamist ja kasutamist.
