Firmal võib olla sadu pisitöid, mis tulevad ja lähevad. Selleks, et nende eest hoolt kanda, võib appi võtta virtuaalassistendi. Kuidas asi täpselt välja näeb, selgitas Anna-Liisa Lukas firmast Virtuaalassistent OÜ.
Mida kujutab endast virtuaalne assistent?
Lihtsalt seletades on virtuaalassistent (VA) nagu tavaline sekretär, assistent või juhiabi, kuid VA täidab ülesandeid enamasti kodukontoris ja abistab kliente kaugtöö vormis, tihti ilma nendega ise reaal-elus kokku puutumata.
Detailsemalt seletades on virtuaalne assistent iseseisev ettevõtja, kes määrab ise oma tasu ja töötunnid, hoolitseb ise oma maksude ja töövahendite eest. Partner saab tellida täpselt sellises mahus teenuseid, nagu tal parasjagu vaja ja võimalik. VA jälgib hoolikalt oma tööaega ja esitab tehtud tööde eest arve.
Milliseid ülesandeid talle delegeerida saab?
Lühidalt saab VA-le delegeerida kõiki töid, mida on võimalik teostada kaugtööna. Sellisteks ülesanneteks võivad olla e-posti, sotsiaalmeedia ja kodulehtede haldamine, online-uuringud, andmebaaside sisestus, erinevate andmete töötlemine, ka aja planeerimine (sest paljud kalendrid on juba online´is ning täiesti hallatavad erinevate inimeste poolt), reisikorraldus ja miks mitte ka pühadekaartide kirjutamine või tänukirjade saatmine.
Maailmapraktikas on iga virtuaalne assistent erinev. Üks vastab terve päeva heameelega telefonile, teine kirjutab üles märkmeid, kolmas korrastab raamatupidamise dokumente, neljas kujundab veebisaite, viies aga loob suurepärast graafikat, keegi kavandab turunduskampaaniaid, uurib sotsiaalmeedia postitusi, kirjutab tekste. Võimalike tööde nimekiri on lõputu ja oskuste valik on lõpmata lai.
Eelnev kirjeldab hästi kuidas tavapäraselt töötamine VA-ga toimib. Kui ettevõtja tahab delegeerida ära 50 erinevat (pisi)tööd, siis tuleb selleks palgata võib-olla mitu erinevat VA-d, sest igaühel on oma oskuste pagas ja kvalifikatsioon konkreetsel alal.
Siin oleme meie erinevad. Meie eesmärgiks on luua meeskond, kes katab ära kõik need tegevused, mida enamus ettevõtjaid vajavad hetkest, mil nad ettevõtte loovad (või varemgi) kuni hetkeni, mil nad on kasvanud suureks. Me loome pudelikaela – ettevõtja võtab meiega ühendust, suhtleb ühe teenusepakkujaga ja kõik saab tehtud. Tagatoas töötav meeskond on toeks ja koostööna saavad kõik ülesanded kenasti täidetud.
Just sel põhjusel oleme koondanud oma teenuste valikusse lisaks e-posti haldamisele, sotsiaalmeedia ja kodulehtede haldamisele ka raamatupidamise teenused ning erinevad loovtööd nagu logode ja visiitkaartide kujundamine ja ka trükkimine. Kui me ise mingit konkreetset tööd ei tee (trükikoda meil pole!), siis leiame partneri, kes selle ära teeb. Meie poole pöördunud ettevõtja ei pea oma väärtuslikku aega kulutama erinevate ettevõtetega suhtlemisele, hinnapäringute tegemisele ja muule taolisele, mis tavaliselt sellega kaasneb.
Millisele ettevõttele on teenus sobilik?
Virtuaalse assistendi teenus on sobiv mitmesugustele ettevõtetele. See on ideaalne ettevõtetele, kes soovivad kasvada, kuid on just sellises ülemineku perioodis, et kontorisse töötajaid pole ka mõistlik palgata. Võimalik, et pole veel kontoritki. Samas on hulk töid, mis tuleks ära teha ja need kasvavad tasapisi üle pea. Meie praktika on näidanud, et kõige enam vajavad VAd ettevõtjad, kes tunnevad, et neil ei ole enam kõige tegemiseks endal aega.
Alustav ettevõtja on alguses päris paljudes rollides: ettevõtja, tegevjuht, sekretär-assistent, klienditugi, tootearendaja, veebiarendaja, blogija. Ühel hetkel on vaja aga enda tegevust fokuseerida ning osad ülesanded delegeerida. Olenevalt ettevõttest võivad põhjused olla väga erinevad. Autoremondi firma omanik soovib rohkem olla töökojas kohapeal ja teha konkreetselt ametialast tööd ning suhelda klientidega, kuid näiteks kodulehe haldamiseks, turundamiseks ja seeläbi uute klientide leidmiseks aega enam ei jää.
Või vajab mõni veebiturundaja täiendavaid kätepaare, sest kuigi ta võib luua (üldisema tegevus)plaani, siis võtavad selle plaani täitmiseks vajalikud erinevad tööd (nagu analüüsid, sisuloome jmt nn tehnilised tööd) väärtuslikku aega, mida saaks kasutada teiste (uute) klientide jaoks. Või elektritööde meeskonnale, kes on pigem pidevalt väljas “tööpõllul” ja arvutist eemal, mistõttu kontori poolega võiks tegeleda keegi kolmas.
VA võimaldab kasvada, kuid seda mitte inimeste arvult. Meie partneritel on võimalik tegeleda rohkem oma klientidega või spetsiifiliste töödega, delegeerides samal ajal ära ülesanded, mis on vajalikud, kuid mida nad ise konkreetselt tegema ei pea.
Kas ka eraisikud võiksid assistendist kasu saada?
Jah, ka eraisikud võivad assistendist kasu saada. Võimalusi on selleks tegelikult palju. Eraisikule pakume meie eelkõige konsultatsiooni, kuidas alustada ettevõtlusega. Meie poole võib pöörduda igal ajal küsimustega nagu näiteks mis selleks teha vaja on, millest alustada jne. Turundus, kodulehe haldus, raamatupidamine – kõik need on küsimused, millega meie poole juba täna pöördutakse. Ka pealtnäha lihtsad toimingud nagu Äriregistris ettevõtte registreerimine või pangakonto avamine võivad alguses olla veidi hirmutavad ja segadust tekitavad. Oleme sellel vahval teekonnal heameelega toeks!
Lisaks sellele on (taaskord mujal maailmas) levinud praktika palgata virtuaalassistenti erinevate ürituste korraldamiseks (reisid, pulmad, juubelid, laste peod).
Kuidas on tagatud konfidentsiaalsus ehk see, et assistent ettevõtte saladusi välja ei vii?
Meie jaoks on konfidentsiaalsus väga oluline. Oma partneritega sõlmime koostöökokkulepped, milles sees loomulikult ka mõlemapoolne konfidentsiaalsuse nõue. Lisaks oleme loonud enda ettevõtte sisemised nõuded ja juhendid, millest enda töös lähtume. Usaldus tekib (ettevõte kujundab omale maine) aja jooksul.
Millised võivad olla VA miinuspooled?
Näost-näkku suhtlemist on väga vähe, kui mitte öelda minimaalselt. Kellele meeldib selline suhtlusvorm, nendel on ilmselt natuke keeruline VA-ga töötada. Lisaks on veidi keeruline, kui mitte võimatu, suunata VA-le töid, mis nõuavad tellija juures kohapeal olemist.
