Uudis

3 lihtsat võimalust tüütuid tööülesandeid efektiivsemalt ja kiiremini teha

Kuidas tüütu e-kirjade saatmine kiirelt ja valutult lahendada?

Märkimisväärne osa kontoritöötaja ajast kulub erinevate dokumentide loomisele ja meilide laialisaatmisele. Mitmed töölõigud kipuvad sisaldama andmete käsitsi tõstmist ühest dokumendist teise, mis ei ole eriti efektiivne ega ka motiveeriv tegevus.

Tegelikult saab paljudel juhtudel lasta arvutil enda eest nii mõnigi tüütu töö ära teha. Tegevuste automatiseerimine nõuab küll alguses veidi seadistamist, aga pikas perspektiivis aitab see sadu töötunde kokku hoida.

1. Saada mitu meili korraga

Tavalised tööülesanded: 50 tööle kandideerinud inimesele tuleb saata kiri, kus tänatakse kandideerimast ja soovitakse edu edaspidiseks. 20 firma nõukogu liiget ootavad eelmise kvartali müügitulemuste kokkuvõtet.

Eelmise aasta parimatele koostööpartneritele on vaja saata kutse tänuüritusele. Igaühele eraldi kirjutada tundub väga aeganõudev. Anonüümset kirja, kus kõik adressaadid on pimekoopia real, ei taha ka saata.

Õnneks leidub mitmeid rakendusi, mis võimaldavad lihtsa vaevaga saata sadadele inimestele samasisulise kirja.

Saajale jääb aga mulje, nagu oleks meil just talle kirjutatud – kiri algab personaalse tervitusega, saaja väljal on ainult tema meiliaadress ja isegi kaasa pandud dokument on suunatud ainult talle.

Sellise kavala kirja saatmiseks on kõige lihtsam teha CSV-formaadis tabel, kus ühes tulbas on kõik meiliaadressid ja järgmistes tulpades ülejäänud andmed, mis vastavalt kirja saajale muutuvad.

Olgu selleks siis inimese nimi, aadress, asutuses töötatud aastate arv, viimase või järgmise kohtumise kuupäev ning kellaaeg. Siis jääbki üle vaid kirjutada valmis meili põhi, asendades muudetavad kohad tulba pealkirjadega. Ülejäänud töö teeb juba tabeli alusel arvuti.

Taoliseid nutikaid programmijuppe saab lisada nii Outlookile kui ka Thunderbirdile.

2. Taaskasuta

Automaatset lünkade masstäitmist ei pea kasutama ainult kirjade saatmiseks. See on nipp, mis kulub ära ükskõik millise dokumendi taaskasutamisel.

Ühendades Exceli tabeli Wordi dokumendiga, on näiteks perioodi aruande tekst vaja sõnaliselt lahti kirjutada vaid ühel korral. Järgnevatel kordadel piisab andmete koondamisest Exceli tabelisse ja ühilda (Merge) nupu vajutamisest.

Sarnasel põhimõttel võib ajakohasena hoida esitlusslaide, kus tutvustatakse firma viimaseid tulemusi. Nii ei pea kunagi enam muretsema, kas kõik slaidid said ikka uuendatud või mõnelt vaatavad ikka veel vastu 2015. aasta III kvartali andmed.

Nutikat dokumentide ühildamist võimaldavad nii MS Office kui ka vabavaraline Libre Office. Esitluste ja Exceli ühildamisvõimalus on olemas vaid Office’il. Mõlema programmi abiga saab dokumendi kohe masskirjana ka laiali saata.

3. Lase arvutil enda eest lause lõpetada

Facebooki vestlustes trükitavaid sõnu ära arvata püüdva Autocomplete’i väljapakutud laused on saanud juba huumoriklassikaks. Kontoritöös võivad nutikalt seadistatud automaatsed tekstilaiendajad aga suure hulga tööd ja aega kokku hoida.

“Tänan väga meeldiva kohtumise eest.” “Palun märkige järgmiseks kohtumiseks sobivad kuupäevad Doodlesse.” “Täiendavate küsimuste korral aitame meelsasti. Kirjutage või helistage julgesti.”

Need laused ei ole üleliia pikad ja näiliselt ei võta nende kirjutamine kaua aega. Aga kui arvestada, et mõnel päeval tuleb neid samu väljendeid mitukümmend korda ikka ja jälle trükkida, siis tegelikult võib lühikäsklustega säästetav aeg olla märkimisväärne. Samuti ei pea muretsema sisselipsavate näpuvigade pärast.

Nii saaks need samad laused kirja panna vaid paari-kolme klahvilevajutusega. Näiteks ” _tv”; ” _ddl”; ” _tkys”. Või kui nii lühikesed kombinatsioonid tunduvad liiga krüptilised ja ei kipu meeles püsima, siis võib ka veidi pikemat märksõna kasutada. Peaasi on märksõnale mõni harvakasutatav märgikombinatsioon ette panna, et tekstilaiendus kogemata sisse ei lülituks.

iOSi on see funktsionaalsus sisse ehitatud ja lühendeid ning vasteid saab klaviatuuri seadete alt lisada ja muuta. Windowsi kasutajad võivad alla laadida näiteks programmi AutoText, mis on kuni viiele kasutajale tasuta.

Rohkelt brauseris tööd tegevad inimesed saavad katsetada Google Chrome’i laiendusega Auto Text Expander.

Märksõnad: , ,

Telli Geeniuse uudiskiri

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate tehnoloogia-, auto- ja rahaportaali olulisematest lugudest.