Sündmuste korraldamine on viimase kahe pandeemiaaastaga palju muutunud – üha enam üritusi toimub virtuaalmaailmas. Kuigi rahvast saab jälle päris saalidesse kutsuda ning võiks arvata, et konverentsiplatvormide roll on kahanenud, siis tegelikult on asi vastupidine.
Kasvu peamiseks põhjuseks on konverentside tarbimisharjumuse muutus. Osalejad on mõistnud, et kõikidel sündmustel pole otstarbekas füüsiliselt kohal olla või kogu päeva konverentsisaalis istuda. Vajaliku info ja kontaktid saab kätte ka (kodu)kontoris arvuti või telefoni kaudu. Reisimine on muutunud kallimaks ja meie väärtusliku aja hind on tõusnud.
Teiseks võimaldab tehnoloogia teha sündmusi huvitavamaks ja efektiivsemaks ning on niimoodi kasulikum korraldajale ja ka osalejale. Worksup toob välja 9 põhjust, miks kasutada konverentsiplatvormi.
1. rohkem osalejaid
Paljud korraldajad on kohapeal nn näost näkku toimuvale sündmusele lisanud ka võimaluse osaleda virtuaalselt. Lahendus võimaldab osaleda olenemata asukohast ja muutuvatest faktoritest nagu näiteks tihe graafik või haigestumine. Lisaks reaalaja ülekandele saab hiljem vaadata salvestustust.
2. lisasissetulek
Laiem osalejaskond võimaldab omakorda teenida lisatulu virtuaalkonverentsi pääsmete müügist. Samuti on suurem osalejate arv väärtuslik nii korraldajale kui ka sponsoritele, kes võivad seeläbi kasvatada oma eelarveid.
3. lihtne ja mugav
Inimesed on tänaseks harjunud virtuaalkohtumiste ja -konverentside paindlikkusega. Konverentsidelt eeldatakse virtuaalselt osalemise valiku võimalust ja mugavust. Konverentsiplatvorm pakub osalejale rohkelt tööriistu, millega konverentsil aktiivselt kaasa lüüa ja suhelda nii osalejatega kohapeal kui eemal.
4. paindlik korraldajale
Virtuaalse teisikuga sündmust korraldades on lihtne vajadusel kohapeal osalejale pakkuda ka eemalt osalemise võimalust. Lisaks saad kogu info ühte kohta kokku koguda nii enne sündmust, selle ajal kui ka tagantjärele.
5. väärtuslike andmete analüüs
Konverentsiplatvormi kasutades saab koguda andmeid, mis aitavad analüüsida osalust, aktiivsust ja tagasisidet. Nii õpid oma osalejat ja tema eelistusi paremini tundma ja saad tulevasi sündmusi veel edukamalt korraldada.
6. turvalisus
Paljude osalejate jaoks on pandeemia jätkuvalt aktuaalne, kuigi piirangud on kaotatud. Tegemist võib olla riskirühmadesse kuulujate või muul põhjusel viirust pelgavate osalejatega. Virtuaalne teisik annab võimaluse ka neile, kes rahvakogunemisi väldivad.
Turvaliselt on hoitud ka sündmuse sisu: osalemiseks saab luua erineva turvalisuse astmega “väravad”. Sissepääsu saab näiteks sündmusele omase salasõna või e-mailiga identifitseerimisel.
7. publiku aktiveerimine
Eduka konverentsi publik soovib sisuga suhestuda ja ise sündmusel kaasa lüüa. Selleks on loodud rida erinevaid aktiveerimise tööriistu, mis aitavad kaasa haarata ka tagasihoidlikumaid osalejaid. Lihtsaim viis on lubada publikul küsimusi küsida, kuid miks mitte minna samm edasi võistlustlike küsitluste, viktoriinide ja gallupitega. Aktiivset osavõttu saab premeerida sponsorite ja toetajate auhindadega.
Näiteks Worksup platvormil küsivad osalejad sündmusel virtuaalselt keskmiselt 37 küsimust ja annavad teiste küsimustele üle 90 poolthääle.
8. osalejate ühendamine
Tehnoloogia aitab kokku viia erinevas formaadis osalejad. Nii kohapealsed, eemalolijad kui ka kõik omavahel, sest suurema sündmuse puhul on muidu raske huvi pakkuva inimesega kontakti leida. Tööriistad võimaldavad läbi viia grupivestlusi nii teksti kui ka video kujul, leida osalejate hulgast endale sarnaste huvidega inimesi ja leppida kokku kohtumisi.
9. sponsorite ja partnerite esiletoomine
Alati ei ole sündmuse toimumispaigas pakkuda sponsoritele ruumi oma toote ja teenuse tutvustamiseks või muutub reklaamsisu tootmine liiga kulukaks. Konverentsiplatvormil on võimekus esitleda toetajaid ja nende pakutavat ning viia kokku pakkujaid ja huvilisi.
Osalejad saavad suhtlustööriistade abil sponsoritega suhelda ning endale huvipakkuvaid materjale ja kontakte infokorvi tõsta. Nii ei pea eksponendid tootma materjale ega külalised hiljem kasutut paberit koguma.
Worksup on paindlik ja lihtsasti kasutatav sündmuste platvorm, mis sobib nii tava-, hübriid- kui ka virtuaalsündmustele. Võta meiega ühendust ja planeerime juba järgmise sündmuse koos.
Uute Worksup funktsionaalsuste kohta kuuleb lähemalt Worksup LIVE webinaril 1.juuni kell 11.
