Kuidas muuta tüütu koosolek mõnusaks elamuseks?

On mõned nipid, mida järgides saab muuta tüütu koosolekukohustuse nauditavaks elamuseks.Foto: Shutterstock

Me kõik oleme kuulnud erinevaid soovitusi, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta. Enamik neist tuletavad lihtsalt meelde üldtuntud reegleid nagu ole õigel ajal kohal, mõtle enne koosolekut läbi tekst ja informatsioon, millest kavatsed rääkida, vali publik targalt, tõuse rääkides püsti ja muuda koosolek kaasahaaravaks.

Kui kõik need asjad on juba teada ning koosolekutel kasutusel, tekib küsimus, mida võiks ettevõtte juht teha, et koosolekud veelgi produktiivsemaks muuta? Toome teieni mõned nipid, mida järgida koosolekute korraldamisel, et saavutada kokkusaamisest maksimum.

Koosolekuruum

Kas teadsid, et koosolekuruumil on suur roll produktiivsuse taseme tõstmises? Nimelt on koosolekuruumid koosolekul osalejate töökeskkonnaks ning teadlased on välja selgitanud, et hea töökeskkond tõstab tööga rahulolu lausa 24% ning produktiivsuse taset meeskonnas kuni 11%, mis on märkimisväärne heaolu kasv töötajate jaoks.

Puhas, ohutu ja modernne koosoleku- või seminariruum tõstab inimeste meeleolu, enesetunnet ja töökvaliteeti. 

Temperatuur ja õhu kvaliteet

Euroopa tööohutuse ja töötervishoiu ameti andmetel on ideaalne kontori temperatuur vahemikus 20–24 °C  ja õhuniiskus tasemel 20–60%. See on oluline, kuna uuringud on näidanud, et näiteks suvel 30kraadise kuumusega töötades langeb töötajate produktiivsus lausa 10%.

Seega jälgi kindlasti, et sinu kontori- ja tööruumides oleks temperatuur ja õhuniiskus sobival tasemel.

Valgustingimused

Tihtipeale võtame me valgust iseenesestmõistetava asjaoluna ning ei pööra sellele eriti tähelepanu. Tegelikult on aga valgus nii koosoleku- kui ka kontoriruumis üks olulisemaid aspekte.

Cambridge Ülikooli andmetel võib hea valgustus vähendada töötajate vigu 30-60% ning vähendada silmade pinget ning peavalu, iiveldust ja kaelavalu, mis sageli silmade väsimisega kaasnevad. Seega pole valgusel mitte ainult produktiivsuse osas suur roll, vaid ka kõigi ruumis viibivate inimeste tervises ning enesetundes.

Vaikus

Uuringud näitavad, et töötajad on mürarikkas töökeskkonnas peaaegu 65% vähem produktiivsemad ja keskendumisvõimelised kui töötajad, kes töötavad palju vaiksemates töökohtades.

Kuigi inimesed harjuvad müraga ja suudavad kohaneda kõrge müratasemega keskkondadega, põhjustab müra väsimust ja vähendab inimeste töövõimet nii intellektuaalsetes kui ka füüsilistes ametites. Et vältida kurnatust ja suurendada produktiivsust, oleks soovitatav valida koosoleku läbiviimiseks siiski vaikne koht.

Mida teha, kui tingimused on kehvad?

Mida aga teha, kui ettevõttel eraldi ruumid koosolekute või seminaride läbiviimiseks puuduvad või on ettevõttes koosolekute läbiviimiseks liiga palju müra või kehvad temperatuuri- ja valgustingimused?

Paljud uuringud on järjekindlalt näidanud, et füüsilise kontorikeskkonna omadused võivad oluliselt mõjutada töötajate käitumist, arusaamu ja võimekust ning seega ei oleks soovitatav sellises töökeskkonnas kindlasti koosolekuid läbi viia.

Õnneks on olemas alternatiiv – ruumide rentimine. Näiteks pakub Tallinnas ja teistes linnades ruumide renti ettevõte Work in Peace (WIP), kelle kontoreid võib leida ka Lätist ja Leedust. See on hea lahendus ka nendele organisatsioondiele, kelle töötajad teevad üldiselt kaugtööd, aga soovivad vahel harva siiski pidada silmast-silma kohtumisi, et rääkida läbi erinevad tööülesanded ja plaanid.

Kokkuvõtteks võib öelda, et efektiivse koosoleku alustaladeks pole mitte ainult koosoleku läbiviimise oskus, vaid ka mõnus kontoriruum, sobilik valgus, müra summutamine, temperatuur ja õhu kvaliteet. Kõiki eelmainitud nippe järgides saab muuta tüütu koosolekukohustuse nauditavaks elamuseks!

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Igal argipäeval

Ära jää ilma päeva põnevamatest lugudest

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate tehnoloogia-, auto-, raha- ja meelelahutusportaali olulisematest lugudest.