Tänavu 1. juulist ei võta ükski riigiasutus ega -ettevõtte enam vastu arveid PDF-ina või paberkujul ning kogu arveldus hakkab käima läbi e-arvete. Põhjus on väga lihtne: e-arved muudavad asjaajamise kiiremaks, efektiivsemaks, säästavad kokkuvõttes maksumaksjate raha ja loovad aluse uuteks võimalusteks tulevikus. Ettevõtete jaoks tähendab see muudatus seda, et viimane aeg e-arvetele üle minna on täna, kohe ja praegu.
Mis on e-arve ja miks ma seda kasutama pean?
Kindlasti tekib mõnel lugejal küsimus, et kas siis PDF-arve ei olegi e-arve? Ei ole. PDF on lihtsalt paberarve PDF-kujul, millest andmete kättesaamiseks tuleb need lasta ka masinal tuvastada ja ümber töödelda (tegevus, mille jaoks on alati vaja ka inimese sekkumist). E-arve on juba masinloetav arve, mida saab koostada vaid spetsiaalse majandustarkvaraga ning mis on seetõttu ka paljudele infosüsteemidele loetav.
Riigi jaoks tähendab e-arvetele üleminek seega kolmelt arvete töötlemise süsteemilt ühele ühisele üleminekut ja aastas tõenäoliselt sadade töötundide – mis makstakse muidu kinni maksumaksja rahast! – säästmist.
Tegelikult ei ole e-arved mitte midagi uut: need on olnud valitsuse kujuteldaval laual juba enam kui kümme aastat ning muidu kõrgelt arenenud e-riik Eesti on arveldamise osas pigem Põhja-Euroopas tagaajaja rollis: näiteks Taanis lasti e-arved käiku juba 2005. aastal.
Mida ma ettevõtjana e-arvetele üleminekuks tegema pean?
Kuna 1. juulist saavad ettevõtjad omavalitsuste ja riigiasutuste ning -ettevõtetega arveldada ainult e-arvete kaudu, tähendab see, et üldjoontes peaksid enamik ettevõtjaid hakkama oma raamatupidamist e-arvetele üle viima. Kui esialgu võib selline muudatus tunduda keerulisena – “Kas nüüd on vaja uusi ja kalleid programme?!” – siis tegelikkuses ei ole e-arvete juures midagi keerulist, pigem vastupidi.
E-arvete koostamiseks on kaks varianti: osta ja õppida selgeks e-arvete koostamiseks võimeline tarkvara või saata e-arveid läbi mõne operaatori. E-arvete saatmiseks on täna Eestis suures pildis neli teenusepakkujat: Fitek, Omniva, Telema ja RIK e-arveldaja. Täpselt nagu Elisa ja Tele2 kliendid saavad omavahel probleemideta helistada, ei sõltu ka e-arvete juures teenusepakkujast sisuliselt midagi: e-arveid saab saata kõikide teenusepakkujate vahel ja süsteemid on omavahel koostöös ehk rändluses.
Seega tuleb ettevõtjal või raamatupidamise eest vastutaval isikul valida välja sobiv teenusepakkuja. Sõltuvalt teenusepakkujast varieeruvad e-arvete saatmise mahud, hinnad ja lisateenused.
Millist e-arvete teenusepakkujat siis valida?
E-arvete teenusepakkuja valimine on iga ettevõtja vaba valik ning kindlasti tuleks vaadata läbi kõik turul olevad variandid, et endale sobivaim leida. Ei pea paika müüt või arvamus, et e-arvetest võidavad ainult suured ettevõtted ja riik: e-arved aitavad hoida kokku aega ja tegelikult ka raha nii suurtel kui ka väikestel ettevõtetel, esialgu võib sellest aru saamiseks lihtsalt veidi aega kuluda.
Keskkonnas arved.ee on e-arvete tegemine tehtud nii lihtsaks kui võimalik ning järgnevalt loetleme mõned põhjused, miks tasuks oma ettevõtte arveldus tuua just sellesse keskkonda.
Esiteks räägib Fiteki lahenduse kasuks asjaolu, et e-arveid saab saata piiramatult ja tasuta. Ei mingeid agasid, konkse või varjatud teenustasusid. Soovi korral saavad ettevõtted 7 euro eest kuus ka mõningaid lisateenuseid, näiteks failide XML-ina üles laadimist juurde osta, kuid e-arvete saatmine on kõigile tasuta.
Teiseks on e-arvete saatmine arved.ee keskkonnas lihtne: iseteeninduskeskkonnas on hetkel kättesaadav üks, tasuta pakett. Mingeid lepinguid sõlmida pole vaja, alustad täpselt siis, kui soovid teenust kasutada. Seejärel tuleb keskkonnas e-arve koostada, arve saaja valida ning arve teele panna. Ongi kõik. Kuna lepingut ei ole vaja, siis on võimalik teenuse kasutamine lõpetada, kui selleks enam vajadust pole.
“Ainus teenus, mida täna mingi valemiga tasuta ei saa pakkuda, on panka minev e-arve,” sõnas Andres Lilleste, Fiteki ärijuht. Kuna pangad võtavad alati iga arve eest arve presenteerimistasu, lisandub ka arved.ee keskkonnast panka saadetud e-arvetele teenustasu 24 senti.
On seda kõike ikka vaja?
Mõtle veidi teistele Eestis kasutusel olevatele e-lahendustele: kolme klikiga tuludeklaratsioon, e-valimine, digiretseptid ja isegi ID-kaardid, mida suuremas osas maailmast seni kasutusel ei ole.
Kõik need tehnoloogiad ja süsteemid olid kunagi uued, võõrad ja võisid esialgu hirmutavana tunduda, sest mugavam on ju vanaviisi edasi toimetada. Samas näitavad need lahendused, et eestlased on tõenäoliselt keskmisest inimesest uutele digilahendustele isegi vastuvõtlikumad, kuna meil on juba positiivne kogemus olemas.
Täpselt sama on ka e-arvetega. Keegi meist ei kujuta enam hästi ettegi, et peaks tuludeklaratsiooni käsitsi paberil täitma või ravimiretsepti uuendamise jaoks perearsti juurde aja panema.
Registreeri enda ettevõte veebilehel arved.ee ning hakka piiramatus koguses tasuta e-arveid saatma!
