Eriolukord on lõppenud, inimeste tavapärased liikumismustrid taastumas ning majandus avanemas. Siiski ei naase me Elisas enam vana töökorralduse juurde ja see on otsus, mille tegime juba õige mitu nädalat tagasi.
Kutsun teistegi ettevõtete juhte järgima samu mõtteradasid, mille peamiseks teeviidaks on õppida elama koos viirusega. Ükskõik, kas valmistudes kevadisest veelgi tõsisemaks teiseks laineks või vaikseks, ent pikaajaliseks lainetuseks – töö peab saama tehtud ning tiimid toimima efektiivselt ka edaspidi.
Tänaseks on suurem eriolukorrast tingitud kriisijuhtimise aeg mööda saanud. Seega on perfektne aeg oma tiim virtuaalselt või füüsiliselt vabamas õhkkonnas kokku võtta, et läbi viia üks korralikum tagasivaade.
Sobiv hetk on mõtiskleda, mida oma tiimi kokkulepetes ning üldises töö ja elukorralduses muuta, et möödunud kaks kuud oleksid ka päriselt õppetunniks. Läbi tasub arutleda, millised olid meie koostöö nõrgimad lülid, millistel hetkedel jäi kommunikatsioon auklikuks või millest tundsime enim puudust. Need võiksid olla ühise arutelu elementaarsed teemad.
Lisaks eelnevale tasub läbi mõelda ka mõned suuremad peatükid:
1. Kas minu (hajus) tiim on tulemuslik?
Mis on minu inimeste eesmärgid ja milliste mõõdikute järgi me nende täitmist jälgime?
Igal inimesel, sõltumata tema ametinimetusest, on ettevõttes kindel eesmärk. Roll, mida ta täidab ja mis aitab kaasa ettevõtte jaoks kõige olulisemate eesmärkide täitmisele.
Kuigi tihti on töötajatel väga mitu rolli, tasub erinevatel perioodidel võtta fookusesse ning eesmärgistada neist ainult üks. Leppides kokku see komplekt mõõdikutest, mis just selle rolli täitmist kõige paremini iseloomustab.
Mõõdikud pakub seejuures alati välja töötaja ise ning eesmärgid seatakse ühiselt koos juhiga. Mitte kumbki pool iseseisvalt, teisele vaid teada andes.
Kas minu erinevate tiimiliikmete eesmärgid on omavahel kooskõlas? Või on nendesse luik-haug-vähk konfliktid sisse kirjutatud? Nüüd on aeg neid vestluseid terve oma tiimiga pidada ning algavaks uueks poolaastaks uued kokkulepped sõlmida.
Meeles tasub pidada, et mõõdikuid võib olla palju, ent konkreetsel perioodil võiks eesmärke olla 1 -2. Eesmärgi periood võiks olla kuni pool aastat, ent see peaks olema kuu kaupa jälgitav, et juba teisel või kolmandal kuul oleks aru saada, kui midagi rappa kisub.
Enne kui uuest mõõdikust saab kellegi eesmärk, peaks sellele eelnema vähemalt üks pooleaastane tsükkel. Sellel ajaperioodil jälgitakse mõõdikut ja seda nii, et see pole seotud kellegi isikliku sissetulekuga.
Eesmärkide ületamisele võiks loomulikult järgneda tulemustasu. Päris kindlasti peaks olema möödas see aeg, kus juht inimeste seljataga „näo järgi“ või meeldivuse alusel preemiaid jagab või segastel asjaoludel lisatasusid maksab.
Jätame need kombed koos kellast-kellani tagumiktundidega ning autoritaarsel võimul põhinevate juhtimisstiilidega mineviku hämarustesse, millest tulevased põlved naljakaid Dilberti koomikseid saavad joonistada.
2. Kuidas minu (hajusas) tiimis kommunikatsioon sujub?
Kas igal tiimiliikmel on hääl? Kas peetud saavad ka need vestlused, mida muidu peeti suitsunurgas, kohvimasina kõrval kõõludes või juhuslikult sööklasabas kohtudes?
Neid vestlusi ei tohi alahinnata ning inimesi jätta sotsiaalsesse isolatsiooni. Vajadusel tuleb kalendritesse kokku leppida ka ühised kohvijoomise hommikud, kus videokoosolekuna peetakse vaba vestlust, ilma agendapunktide või teemadeta.
Samamoodi on väga teretulnud Teamsi, Facebooki, Slacki või mistahes muu suhtlustarkvara eraldi nn virtuaalsed suhtlemisenurgad. Need ongi head vabamat kontorisuminat asendama, nüüd lihtsalt virtuaalselt.
Samas, tagasi pole vaja vaadata mitte ainult sotsiaalse suhtluse ja kommunikatsiooni rütmile, vaid ka töistele kokkulepetele.
Hajusa tiimi puhul jäävad ära ka need 45-sekundlised „kuule, väga hea, et ma sind nägin, ma kiirelt küsin…“ tüüpi vestlused nii juhi ja alluva kui ka tiimiliikmete endi vahel. Seega tuleb nende jaoks kalendritesse virtuaalsed kohad luua.
Kui varasemalt piisas terve tiimi ühiseks kohtumiseks võib-olla ühest korrast kuus ning kriisi ajal oli seda vaja iga päev, siis normaalselt toimiv hajus tiim võiks korra nädalas tunniks kuni pooleteiseks alati kohtuda. Lisaks peab kalendrites hoidma 1:1 vestlusi juhi ning tema tiimiliikmete vahel ja seda samuti korra kuus tund kuni poolteist.
Nende kohtumiste mõte ei ole kontrollida, mida inimesed teevad, nende mõte on saada info liikuma. Nii juhilt oma inimesteni ja tagasi, aga eelkõige tiimiliikmete vahel. See võib tunduda küll triviaalsena, ent rääkimine on kuld ning oma tiimiliikmete nägemine hinnalisem kui Zoomi aktsiad!
Ka veebikaamerate kasutamine peaks olema elementaarne, et lisaks häälele üksteist ka silmast-silma näha!
3. Kas minu tiimiliikmetel on olemas kõik vajalikud töövahendid?
Saame välja selgitada, mis segas meid kodudesse tööle siirdudes enim, oli see füüsiline töökeskkond või virtuaalsed (ühis)töö vahendid? Või hoopis see, et ka koolid olid distantsõppel ning koduseid töövahendeid tuli jagada oma laste ja teiste pereliikmetega?
Praegu on õige aeg oma kodune töökoht kriitilise pilguga üle vaadata ning ka tööandjaga parandusettepanekud läbi arutada.
Köögilaud või diivaninurk ei sobi pikaks töötegemiseks, mõtlema peab nii enda füüsilisele asendile kui vaimsele heaolule. Tööpäeval peab olema kindel algusaeg ning lõpp. Tean kolleege, kelle ainus võimalus oli kasutada köögilaual erinevat värvi lina, üks töiseks ajaks ja teine koduseks.
Sellest piisas, et tekitada üleminek ühest maailmast teise!
Samamoodi peaks elementaarsesse arvutiga kodus töötaja töövarustusse kuuluma sülearvuti ekraanist suurem monitor, veebikaamera, mikrofoniga kõrvaklapid, eraldi hiir ning ka reguleeritava asendiga kontoritool.
Kooliealistele lastele distantsõppe võimaldamiseks on nüüd hea aeg kasvõi tööandjate kaudu teha ühiseid hankeid sülearvutite vm töövahendite ostmiseks. Kriisiajal said kõik seadmed lihtsalt kaubandusvõrgust otsa, tänaseks on ka laod uuesti kaupa täis ning võimalused olemas.
Samamoodi tasub uurida võimalusi, kas tööandja ise on oma seadmeparki välja vahetamas ning valmis kasutusea lõppu jõudnud varustuse töötajatele sõbralikuma hinnaga maha müüma. Nende arutelude jaoks on just praegu ideaalseim aeg!
Samamoodi on nüüd aega läbi mõelda, millistes pilvedes hoiame oma dokumente, millist suhtlustarkvara kasutame ning kuidas seda kõike ka küberturvalisust arvestades teeme. Kõik need mängureeglid vajavad läbi arutamist!
Minu tiim ei naase vanal kujul kontorisse tagasi tõenäoliselt veel väga pikalt. See juhtub alles siis, kui sünnib vaktsiin, toimiv ning ohutu ravim või niisama ime. Seda siis ükskõik, millises järjekorras. Me lihtsalt ei saa riskida sellega, et üheaegselt jäävad haigeks mitmed kriitilised kompetentsid korraga ning on teatud perioodiks kättesaamatud.
Kontoripinda saab kasutada iseseisvaks, süvenemist vajavaks tööks või toiminguteks, mida füüsiliselt kontoris on vaja teha. Kohtumised ning koosolekud jäävadki virtuaalseteks, erandina lubame soovi korral pidada kontoris juhi ja tema inimeste vahelisi 1:1 kohtumisi.
Kuigi see töökorraldus on vajalik vaid uue, tundmatu viiruse kontekstis, vajavad objektiivseid eesmärke ja mõõdikuid kõik tiimid, sõltumata ümbritsevas maailmas toimuvast.
Nüüd on see hetk, kus ülemustest peavad saama juhid. Kui selles õnnestume, oleme tänu viirusele võitnud oluliselt rohkem kui senise kahe kuuga kaotanud!
Mailiis Ploomann, Elisa telekomiteenuste valdkonna juht.
