Jana Žilkina, Elisa telemarketingi müügijuht

Distantsilt töötades suureneb vajadus sotsiaalse suhtluse järele, mistõttu omandavad ühised koosviibimised ja üritused veelgi olulisema ja erilisema tähenduse. Organisatsiooni teevadki organisatsiooniks selle inimesed, mitte tehnika ja numbrid. Inimestele tuleb tähelepanu pöörata, olenemata distantsist, ajastusest või muudest teguritest. 

Ajal, mil seljataga on kuudepikkune koduspüsimise periood ja inimesed teevad ka tavaolukorras rohkem kaugtööd, on ühisüritused ja koosviibimised veelgi olulisemal kohal kui varem.

Ettevõtetel, kes on otsustanud ettevaatuse või keerulise olukorra tõttu jätta suurearvulise inimeste hulgaga suvepäevad ära või edasi lükata, tasub aga kindlasti kaaluda ürituse korraldamist väiksemates tiimides.

Usun, et see ei ole kärpimiskoht, eriti kui ühisüritused on ka varem tiimi loomuliku osana au sees olnud. Ilmselgelt aga tuleb seda teha ikka kõigi tervist hoides ja hügieenireeglitest kinni pidades. Ja haigena tuleb kodus püsida.

Sel aastal enda tiimiga suvist koosviibimist planeerides tajusin eriti tugevalt, kuidas ühisüritused aitavad tiimitunnet tekitada ja hoida. Päevasel väljasõidul Naissaarele peegeldus kõigi mu tiimiliikmete silmist erilist rõõmu ja heaolu. Kolleegiigatsust pärast mitmekuulist distantsil olekut oli tõesti tunda.

Usun, et hea ja korda läinud tiimiüritus algab läbimõeldud korraldusest ning peab kandma seatud eesmärki. Mida tiimijuhina ühisüritusi planeerides silmas pidada, et need hästi õnnestuksid?

Üritus on tiimi nägu — kaasa oma inimesi

Elisas on igal tiimil võimalus oma äranägemise järgi korraldada ettenähtud eelarve eest ühisüritusi. See teeb koosviibimiste korraldamise paindlikumaks ja annab rohkem mänguruumi. Eraldi eelarve seab tiimile ka suurema omanditunde ja vastutuse, et raha kuluks õige eesmärgi nimel.

On kogu meeskonna, mitte üksnes juhi otsustada, millisel kujul soovitakse ühiselt aega veeta. Sellesse peaks olema kaasatud kogu tiim. Kõik tiimid on oma nägu ja erinevate huvidega. Mida suurem on meeskond, seda keerulisem on leida ühisosa, mis kõigile huvi pakuks.

Kes soovib ööbimisega üritust, kellele sobib päevane ekskursioon, kes soovib šašlõkki, kes reisida. Loetelu on lõputu. Tähtis on, et see tiimi olemusega ühtiks. Sellega peab tiimi juht arvestama, surumata peale enda soove.

Oma tiimil olen alati palunud koosolekul välja pakkuda erinevaid ideid, mis tahvlile kirja lähevad ja mille hulgast hääletuse teel lõpliku valiku langetame. Proovin juhina leida ka kompromisse või tulevikus arvesse võtta neid huvisid, mis ühel või teisel korral hääletusel edetabeli lõppu jäid.

Igal liikmel oma roll

Kaasamine ei tähenda ainult ideedega arvestamist, vaid ka inimeste pühendamist ürituse korraldamisse. Väikeste tiimide puhul tasub korraldusülesanded liikmete vahel ära jagada. Juhi ülesanne ei ole kogu planeerimist enda peale võtta, vaid oma inimesi kaasata.

Tihti on tiimis inimesi, kellele meeldibki üritusi korraldada, või neid, kes oskavad hästi näiteks logistikat planeerida, mõni aga armastab küpsetada suupisteid jne.

Selline lähenemine aitab ka ürituse detailselt läbi mõelda, et midagi ei ununeks ja õigel päeval kõik sujuks. Vastutuse andmine suurendab pühendumist ja lisab üritusele suurema väärtuse — see on tiimi ühine pingutus, mida koos nautida.

Ole igaühe juht

Koosviibimisel jäta endale piisavalt aega kõigiga suhtlemiseks. Me nimetame küll ühiseid ettevõtmisi motivatsiooniüritusteks, kuid usun, et need on pigem head võimalused oma meeskonnaliikmeid tundma õppida — tugevdada tunnet, et koos moodustamegi terviku.

Need on olulised hetked tiimile, aga samamoodi juhile, kes on osa tiimist. See on ka tema võimalus oma inimesi paremini tundma õppida — igaüht! Ka ei peaks juht olema esimene, kes ürituselt lahkub. See on planeeritud aeg, mil keskenduda oma inimestele. Võta selleks aega!

Ja lõpetuseks — ära unusta ka igapäevast sotsiaalset suhtlust

Tiimiüritustega võrdväärselt olulised on ka igapäevased mõtete vahetamised, mis ei ole vaid tööga seotud. Planeeri ja mõtle läbi, kuidas luua tiimis võimalusi rääkida n-ö kohvinurgajutte, olenemata sellest, kas ollakse ühes ruumis või eri asukohtades.

Selleks võib olla ühine (virtuaalne) kohvipaus või vestlusaken, kus jagatakse emotsioone pildis ja sõnas. See on eriti oluline ajal, mil inimesed teevad rohkem kaugtööd ja igapäevast silmast silma suhtlust on vähem.

Veel kord — suhtlusvajadus kaugtööd tehes mitte ei vähene, vaid kasvab. Juhi roll on seda märgata ning selleks oma inimestele võimalusi luua.